Dịch vụ bảo vệ sự kiện, hội nghị

Tổng quan về dịch vụ

Giai đoạn, quy mô và tình huống thường gặp khi bảo vệ sự kiện

Dịch vụ bảo vệ sự kiện: quản lý dòng người là việc chính

Phần lớn sự cố ở sự kiện không đến từ kẻ xấu mà từ việc quá đông tại một điểm: cổng vào kẹt, lối thoát bị chặn, khán giả dồn lên phía sân khấu. Vì vậy bảo vệ sự kiện bắt đầu bằng bản đồ dòng người chứ không phải bằng số lượng đồng phục.

Điểm vào: chia làn cho khách có vé, khách mời, nhà tài trợ, báo chí, nhân viên.
Khu vực chờ: có điểm xếp hàng rõ ràng, che nắng mưa nếu có thể, bố trí người giữ hàng.
Trước sân khấu: khoảng đệm giữa khán giả và sân khấu, lối đi cho đội kỹ thuật và y tế.
Lối thoát hiểm: luôn thông thoáng, có biển, không để thiết bị hoặc hàng rào chắn.
Khu hậu đài: chỉ người đeo thẻ đúng loại mới được vào, kiểm soát thiết bị, trang phục và đạo cụ.

Các giai đoạn của một sự kiện

Giai đoạn	Việc của bảo vệ	Kết quả cần có
Chuẩn bị, 1–2 ngày trước	Khảo sát địa điểm, đi thử lối vào và lối thoát, họp với ban tổ chức	Sơ đồ phân công, kênh liên lạc, danh sách đầu mối
Dựng sân khấu và thiết bị	Kiểm soát nhà thầu, ghi nhận thiết bị vào ra, giữ khu vực đang dựng	Danh sách thiết bị, nhà thầu có thẻ
Mở cổng	Kiểm vé hoặc thư mời, chia làn, hỗ trợ khách khuyết tật và người lớn tuổi	Cổng không tắc, không để khách tự ý vào lối khác
Trong sự kiện	Theo dõi khu đông, hỗ trợ y tế, xử lý khách say hoặc xô xát	Báo cáo theo giờ cho ban tổ chức
Kết thúc, tháo dỡ	Mở cổng ra theo từng đợt, kiểm tra khu vực, giữ thiết bị khi tháo dỡ	Biên bản bàn giao mặt bằng

Số người cần cho từng quy mô

Không có công thức duy nhất vì sơ đồ địa điểm, loại sự kiện và nhóm khách khác nhau. Dưới đây là cách ước lượng ban đầu thường dùng để trao đổi, không phải cam kết:

Quy mô	Mô tả	Cách bố trí tham khảo
Nhỏ	Dưới 100 khách trong nhà, một cổng	Một người cổng, một người hỗ trợ trong sảnh
Vừa	Vài trăm khách, có sân khấu và bãi xe	Nhóm cổng, nhóm sảnh, nhóm bãi xe và một người chỉ huy
Lớn	Từ một nghìn khách, ngoài trời hoặc nhiều khu	Nhiều nhóm theo khu vực, đội dự phòng, điều phối viên và phối hợp công an địa phương

Quy mô càng lớn càng cần hội ý trước với chính quyền địa phương và lực lượng phòng cháy chữa cháy, vì một số sự kiện phải được cấp phép hoặc thông báo theo quy định.

Tình huống thường gặp

Khách đông đột ngột hơn dự kiến

Báo ngay trưởng nhóm, mở thêm làn nếu có, chia khách thành nhóm nhỏ, dùng loa hướng dẫn. Tránh để người xếp hàng dồn sát hàng rào.

Có người ngất hoặc bị thương

Gọi nhân viên y tế của sự kiện hoặc 115, tạo vòng giữ khoảng trống, mở lối cho cáng, báo ban tổ chức để quyết định có tạm dừng chương trình hay không.

Khách không có vé muốn vào

Giải thích lịch sự, hướng dẫn mua vé hoặc liên hệ ban tổ chức. Không để tranh cãi kéo dài ở cổng vì sẽ ảnh hưởng người xếp hàng.

Thời tiết thay đổi

Hỗ trợ khách đến khu có mái che, dọn lối đi trơn trượt, kiểm tra thiết bị điện ngoài trời và thông báo cho đội kỹ thuật theo kịch bản đã chuẩn bị.

Làm việc cùng đội tổ chức

Hiệu quả không nằm ở một vài bảo vệ giỏi mà ở khả năng phối hợp. Trước sự kiện nên có một cuộc họp ngắn để thống nhất người ra quyết định, kênh liên lạc (bộ đàm hoặc nhóm tin nhắn), mã báo hiệu đơn giản và điểm tập trung khi có sự cố. Sau sự kiện, ban tổ chức nhận biên bản bàn giao và báo cáo ngắn về những điểm cần rút kinh nghiệm.

Một đầu mối của ban tổ chức nghe và ra quyết định cho cả đội bảo vệ.
Danh sách VIP, khách mời, nhà tài trợ cập nhật đến giờ mở cổng.
Bản đồ điểm tập kết, xe cứu thương, lối ưu tiên cho xe cấp cứu.
Quy định cụ thể về ảnh, video, thiết bị mang vào.

Chi phí dịch vụ bảo vệ sự kiện

Chi phí được tính theo số người, số giờ thực tế cộng với thời gian chuẩn bị và tháo dỡ, ngoài ra còn tùy vào việc sự kiện diễn ra trong nhà hay ngoài trời, ban ngày hay buổi tối, có yêu cầu bảo vệ VIP hay không. Hợp đồng nên ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc tính phí, quy định phát sinh khi sự kiện kéo dài. Tham khảo cách tính tổng quát tại báo giá dịch vụ bảo vệ.

Thông tin cần chuẩn bị

Tên, loại sự kiện, địa điểm, ngày giờ.
Dự kiến số khách, loại khách và khách mời đặc biệt.
Sơ đồ địa điểm hoặc ảnh thực tế các lối vào ra.
Yêu cầu về đồng phục, bộ đàm hoặc trang bị riêng.
Người liên hệ trực tiếp trong ngày.

Câu hỏi thường gặp

Cần đặt dịch vụ trước bao lâu?

Sự kiện nhỏ có thể đặt trước một vài ngày, sự kiện lớn nên liên hệ sớm hơn để có thời gian khảo sát địa điểm và chuẩn bị nhân sự.

Bảo vệ sự kiện có kiểm tra vé không?

Có thể, nếu ban tổ chức yêu cầu và cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách kiểm tra. Đội bảo vệ không in hay quản lý vé thay ban tổ chức.

Sự kiện ngoài trời cần chú ý gì thêm?

Thời tiết, lối thoát cho đám đông, điện ngoài trời, khu vực đậu xe và việc phối hợp với địa phương về giao thông.

Bảo vệ có mặc đồng phục riêng của sự kiện được không?

Có thể thỏa thuận trước, miễn là vẫn đảm bảo nhận diện được bảo vệ với khách và nhà tổ chức.

Dịch vụ liên quan

Xem thêm: bảo vệ yếu nhân, VIP · thuê bảo vệ theo ngày